Samenwerking op afstand


Tegenwoordig is het op afstand samenwerken als team veel gebruikelijker dan ooit, maar de recente COVID-19-pandemie heeft voor velen de mogelijkheid van fysieke aanwezigheid uitgesloten. De daaruit voortvloeiende toename in virtuele kantooruren heeft sommige werknemers tot een nieuwe manier van samenwerken met hun teams gedwongen die vaak overweldigend kan zijn. Dus hoe handhaven collega's de productiviteit en effectief teamwork vanuit hun eigen huis? We hebben enkele tips opgesteld voor een positieve en productieve samenwerking op afstand.

Focus op resultaten

Wanneer teams gescheiden zijn, of dat nu is door nooit eerder voorgekomen gebeurtenissen zoals de COVID-19-pandemie of door standaard ongemakken zoals tijdzones, kan het een uitdaging zijn om na te gaan waaraan uw team exact werkt en wanneer. Thuiswerkers moeten beschikken over een verhoogd niveau van vertrouwen en verantwoordelijkheid, en begrijpen dat taken worden voltooid in overeenstemming met het doel dat is gesteld. Door thuiswerkers de mogelijkheid te bieden de planning te bepalen die het meest effectief werkt voor hun situatie en locatie, kan de persoonlijke productiviteit worden bevordert en de moraal worden verhoogd tijdens wat anders een stressvolle ervaring zou kunnen zijn. Het is deze  flexibiliteit die het vanuit huis werken soepeler laat verlopen zonder medewerkers of managers te overweldigen. Hierdoor kan er meer worden gefocust op de prestaties, wat resulteert in een positievere uitkomst.

Duidelijk communiceren

Als teamleden zich niet fysiek op dezelfde locatie bevinden, kan het een uitdaging zijn om de doelen af te stemmen, ideeën met elkaar te bespreken en taken te delegeren. Krisp biedt een lijst van best practices voor samenwerking op afstand die uitlegt dat heldere, eenvoudige communicatie en kortetermijndoelstellingen ideaal zijn voor teamleden die in tijd en ruimte van elkaar gescheiden zijn. In deze blog wordt vooral de nadruk op duidelijkheid gelegd. Neem bij het verzenden van e-mail even de tijd om uw content in gemakkelijk leesbare blokken te ordenen en gebruik opsommingstekens om lijsten en belangrijke punten te specificeren. De extra tijd die u besteedt aan deze kleine aanpassingen kan uw collega's later verwarring en aanvullende vragen besparen.

Duidelijke communicatie beperkt zich niet tot taken en op te leveren resultaten. Menselijke behoeften moeten ook duidelijk worden gecommuniceerd. Gescheiden van een team of manager werken, kan het moeilijker maken persoonlijke contacten te leggen, en uitdagingen en misverstanden toe te lichten. Wanneer op afstand wordt gewerkt, is het nog noodzakelijker om eventuele problemen of vragen kenbaar te maken, zodat ze snel en op een positieve manier kunnen worden opgelost. Het plannen van regelmatige vergaderingen met collega's en teamleden is een geweldige oplossing om tegenslagen vroegtijdig op te vangen en daar in samenwerkingsverband aan te werken.

Gebruikmaken van samenwerkingstechnologie

Door de beschikbare hulpmiddelen voor teams op afstand te gebruiken, kunnen veel van de hindernissen worden weggenomen die door afstand ontstaan. Steelcase raadt aan een gedeeld projectbord te ontwikkelen waarop teamleden de status van hun taken kunnen delen, doelstellingen kunnen bijwerken en documenten kunnen delen. Veel van deze platforms, zoals  Asana, Basecamp  en Microsoft Teams, geven collega's de mogelijkheid rechtstreeks met elkaar te chatten voor realtime communicatie en contact.

Een andere geweldige manier om contact te houden is videovergaderen. Populaire apps voor videovergaderen zijn Inzoomen, Skype, Webex  en GoToMeeting. Het is gemakkelijk om uw gedachten te laten afdwalen tijdens een telefonische vergadering, of die tijd te gebruiken om e-mails te schrijven, wanneer niemand u kan zien. Virtuele persoonlijke gesprekken stellen mensen in staat om intiemer contact te maken en gefocust te blijven op het gesprek. Gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal en gebaren zijn in een gesprek soms net zo belangrijk als onze woorden. Deze cruciale factoren gaan verloren in e-mail en andere geschreven communicatie, waardoor een gevoel van afstand en afgescheiden zijn ontstaat. Videogesprekken vormen een essentieel onderdeel van de verbinding die de thuiswerker heeft met zijn teamleden en taken, en handhaven de menselijke interactie die onmisbaar is voor productief werken.

Analoge hulpmiddelen gebruiken om georganiseerd te blijven

Georganiseerd werken is een van de sleutels tot een productieve dag. Het gebruik van analoge hulpmiddelen zoals schrijfblokken, memo-blaadjes en  persoonlijke whiteboards verbetert de retentie en stemming, en zet de hersenen heel anders aan het werk dan digitale hulpmiddelen. De fysieke handeling van het gebruik van pen en papier of marker en whiteboard zet netwerken in onze hersenen aan tot het filteren van informatie en richten van de aandacht. Begin elke dag met het prioriteren van de af te handelen projecten of doelen voor die dag en analyseer aan het einde van de dag hoe ver u bent gekomen. Het afstrepen van items op een takenlijst kan bevredigend zijn en een gevoel geven iets te hebben volbracht en bijgedragen. Deze analoge hulpmiddelen zijn ook een geweldig houvast bij telefonische en virtuele vergaderingen om uzelf op het goede spoor te houden, te noteren wat er is voltooid en welke taken nader moeten worden besproken.

Opstelling van een thuiswerkplek met groot scherm op een bureau en een persoonlijk whiteboard aan de muur

Thuiswerken kan zowel lonend als uitdagend zijn, en samenwerkingsteams die plotseling vanuit huis werken, zullen een leercurve tegenkomen bij het omgaan met de afstand en de technologie die erbij komt kijken. Door deze tactieken toe te passen, kunnen thuiswerkers succesvoller zijn en kunnen teams effectiever samenwerken met een gezonde, betrokken instelling.

Plaats een reactie