Nu men weet dat op kantoor zijn niet langer nodig is voor dagelijkse taken, leidde de terugkeer naar het werk na de pandemie tot ruimteaanpassingen en onderhandelingen over variabele werktijden. Maar waarom is een terugkeer naar kantoor belangrijk en hoe kan een hybride werkmodel een passende oplossing worden?
Het kantoor is geen verleden tijd
In quarantaine werken in 2020 heeft duidelijk gemaakt dat veel kantoormedewerkers hun dagelijkse taken vanuit huis - of waar dan ook - doeltreffend kunnen uitvoeren. Maar dat betekent niet dat het kantoor verleden tijd is. In plaats van een gebouw waarin iedereen elke dag zelfstandig gaat werken, is samenwerking in direct contact met elkaar nu het doel van het nieuwe kantoor. Shawn Williams, hoofd personeelszaken bij Sabre verwoordde het op de beste manier: "Je komt naar kantoor om met je team te kunnen samenwerken, aan projecten te werken, te brainstormen, deel uit te maken van [de] R&D-motor." En Larry English van Forbes geeft aan dat onze veranderende werkomgeving vereist dat bedrijven "hun 'wij'-ruimte vergroten en de 'ik'-ruimte verkleinen voor meer collegiale samenwerking en minder tijd waarin ieder voor zich over het werk gebogen zit."
Het uitdenken van ideeën, ontwikkelen van strategieën en uitvoeren van complexe plannen zijn allemaal teamuitdagingen die in een virtuele omgeving moeilijk te verkennen zijn. Afgezien van het gesprek is er de persoonlijke energieopbouw en -uitwisseling in deze teaminteracties die noodzakelijk is om de beste resultaten te bereiken. Het vullen van een whiteboard met plannen en mogelijkheden ontketent nieuwe golven van denken en creativiteit die virtuele vergaderingen niet kunnen evenaren. Wanneer er geen persoonlijke vergaderingen zijn om die energie te ontwikkelen, gaan goede ideeën en groepssamenwerking verloren in de digitale vertolkng.
Vooruit plannen
Overboekte vergaderruimten. Te drukke algemene ruimtes. Enkele argumenten tegen een hybride werkplek zijn een kwestie van planning. Werknemers aanmoedigen om hun flexibele roosters in eigen hand te nemen en hun dagen op kantoor vooruit te plannen is noodzakelijk voor een hybride omgeving. Wanneer de ruimte en middelen beperkt zijn, moeten bedrijven en werknemers zich aan de omstandigheden aanpassen. Als de plaatsen bezet zijn op de dag dat een medewerker op kantoor wil werken, moet hij of zij een andere dag kiezen.
Werknemers zijn echter niet de enige belanghebbenden die verantwoordelijk zijn voor de planning. Organisaties die een hybride oplossing implementeren, moeten ook een inventarisatie maken van de werkwijze van werknemers en van hun kantooromgeving. Ons voorbeeld is het verkoopkantoor in Australië. Veel werknemers daar doen hun individuele werk aan het begin van de week en boeken aan het eind van de week vergaderruimten op kantoor. Inzicht in dit werkgedrag stelt de beleidsmakers in staat een plan of beleid voor de planning te ontwikkelen en de veranderende behoeften aan kantoorruimte te beoordelen.
Verbindingen in het werk stellen
Nu werknemers het kantoor meer gebruiken voor samenwerking en het delen van ideeën dan voor individueel werk, moet de ruimte worden uitgerust met werkhulpmiddelen die benadrukken dat deze verbindingen essentieel zijn. Ontspannen samenwerkingsruimten krijgen de overhand in de werkomgeving, waarmee kansen worden gecreëerd voor spontane interactie en open betrokkenheid. Met mobiele whiteboards zoals Drift dat tegelijkertijd dient als privacybarrière en schrijfoppervlak, of hulpmiddelen zoals Aura in het ontwerp, krijgen werknemers de vrijheid om te kiezen waar en hoe ze samenwerken.
Terugkeren naar kantoor zal een uitdaging blijven, maar is niet onmogelijk.